Opinión
Factura electrónica obligatoria: qué cambia con la Ley Crea y Crece
La factura electrónica obligatoria ha llegado para quedarse. Y cambia cómo se generan las facturas, envían, reciben y se registra la información de operaciones entre empresas y profesionales.
Entender la factura electrónica obligatoria
Qué es la Factura Electrónica Obligatoria es una pregunta que se hacen muchas personas. Una factura electrónica contiene la información necesaria para documentar una operación comercial, igual que una factura tradicional. La diferencia es que se emite y se recibe por medios electrónicos preparados para garantizar requisitos como la autenticidad, la integridad y la legibilidad.
Pensemos en una pyme que recibe una factura de un proveedor. Hoy puede llegar por correo, descargarse, guardarse en una carpeta y acabar introducida manualmente en contabilidad. Si la información llega de forma estructurada, parte de ese recorrido puede hacerse de manera más directa. Menos pasos, menos posibilidades de equivocarse y, sobre todo, menos tiempo perdido buscando qué versión del documento era la correcta.
La Ley Crea y Crece está detrás de este cambio
La factura electrónica obligatoria forma parte de un contexto más amplio: la Ley Crea y Crece.
La ley crea y crece gestión de empresas es una reforma para facilitar la creación de compañías, impulsar la competitividad de las pymes, mejorar el acceso a financiación y reducir la morosidad.
También introduce medidas para simplificar determinados trámites de constitución de sociedades, potenciar recursos como CIRCE y facilitar, en ciertos casos, la creación de una Sociedad de Responsabilidad Limitada con un capital social inicial de un euro.
Si crear una empresa resulta más sencillo, si acceder a financiación es menos complicado y si la relación comercial entre compañías está mejor organizada, el tejido empresarial gana margen para crecer. La factura electrónica encaja ahí porque afecta a una de las tareas más repetidas en cualquier negocio: cobrar y pagar.
Lo que cambia para un autónomo
Para un profesional por cuenta propia, la adaptación puede parecer menor al principio.
Imaginemos a un consultor que emite diez o quince facturas al mes. Hasta ahora quizá le bastaba con una herramienta sencilla y una carpeta ordenada. Pero si la factura electrónica pasa a formar parte de su relación habitual con otros negocios, tendrá que asegurarse de que su software puede generar y recibir esos documentos correctamente.
La factura no termina cuando se envía
Este es uno de los puntos que más se pasan por alto. Una factura no es un documento aislado. Está relacionada con una venta, un cliente, un cobro, una compra o un proveedor. En una empresa comercial también puede estar vinculada al stock. En una asesoría, a la contabilidad. En una compañía con empleados, a la tesorería y a la planificación financiera.
Por eso, la llegada de la factura electrónica puede ser un buen momento para mirar cómo se mueve la información dentro de la empresa.
Si una factura sale de un programa, alguien la vuelve a registrar en otro y después otra persona actualiza una hoja de cálculo, el problema no está en la factura. Está en el circuito.
¿Dónde entra el ERP?
El ERP aparece precisamente cuando empieza a haber demasiadas operaciones. Un ERP puede relacionar clientes, ventas, compras, facturas, cobros, proveedores, contabilidad y, cuando hace falta, almacén. No tiene por qué hacerlo absolutamente todo dentro de una única aplicación. Puede convivir con otros programas.
Una empresa de servicios no necesita lo mismo que una logística
Una pequeña consultora puede necesitar clientes, presupuestos, facturación, gastos y cobros. Una empresa de distribución, en cambio, necesita saber qué productos tiene disponibles antes de confirmar una venta. Almacén debe conocer qué pedidos tiene que preparar y compras qué referencias conviene reponer.
En logística, la situación se complica todavía más. Entradas, salidas, ubicaciones, expediciones, entregas pendientes. Ahí puede tener sentido utilizar un sistema específico de almacén conectado con el ERP.
Una asesoría recibe documentación de muchos clientes. Si cada uno envía sus facturas de una manera distinta y el equipo tiene que volver a introducir todos los datos, el volumen de trabajo crece muy rápido. La factura electrónica puede ayudar precisamente porque hace que parte de esa información llegue de forma más estructurada.
Factura electrónica y Verifactu: juntos, pero no mezclados
Verifactu está relacionado con los sistemas informáticos de facturación y con la integridad, conservación y trazabilidad de los registros.
La factura electrónica obligatoria se refiere al intercambio electrónico de las facturas entre empresas y profesionales.
Se parecen porque ambos afectan a la facturación. Pero no resuelven lo mismo.
La factura electrónica obligatoria va a cambiar la forma de trabajar de autónomos y empresas. La Ley Crea y Crece la sitúa dentro de una transformación más amplia de la gestión empresarial. Y quizá esa sea la parte más interesante: no se trata solo de cumplir una norma nueva, sino de aprovechar el cambio para revisar cuántas tareas seguimos haciendo dos veces sin necesidad.